آموزش نحوه پذیرایی رسمی از مهمان در جلسه کاری ? اصول و آداب پذیرایی اداری

پذیرایی از مهمان رسمی در جلسه کاری – اصول، نحوه و آداب پذیرایی رسمی

یکی از دغدغه‌هایی که مدیران و کارکنان خدماتی و پذیرایی در ادارات و شرکت‌ها در زمان جلسات رسمی و کاری دارند این است که پذیرایی از مهمانان رسمی چگونه می‌باشد؟

آیا تشریفات و آداب پذیرایی رسمی و کاری به درستی رعایت می‌شود یا خیر؟

شما در اولین قدم باید کاری کنید که مهمانان احساس راحتی کنند و در دومین قدم برای پذیرایی از مهمانان رسمی، باید به هر چه تمام‌تر زیبا آداب آنرا پیاده کنید، اما چگونه؟

بهترین مدل برای پذیرایی از مهمان رسمی و اینکه بتوانیم میزبان خوبی باشیم این هست که دغدغه ها و انتظارات ناگفته مهمانان و شرکت‌کنندگان را از قبل پیش بینی و حل کنیم که ممکن است چه چیزی برایشان می‌تواند خوشایند باشد یا ناخوشایند؟

برای رسیدن به این شناخت بهتر و راحت‌تر می توانیم خودمان را جای میهمانان بگذاریم.

مقاله مفید برای شما: آموزش پذیرایی اداری در جلسات

میوه‌ها در مهمانی و جلسات رسمی

برای پذیرایی از مهمان رسمی، اگر قرار هست برای جلسات خود میوه هم داده شود، باید به دو نکته مهم توجه کنیم:

۱- وسایل پذیرایی ۲- نوع میوه‌ها

وسایل پذیرایی از مهمان رسمی برای میوه: بشقاب میوه خوری + کارد + چنگال

نکته۱: از کاردی استفاده کنیم که سر آن تیز نباشد و گرد باشد، اینگونه کاردها مناسب جلسه رسمی و مهمانی های رسمی هستند.

نکته۲: می بایست کارد و چنگالی استفاده کنیم که از یک مارک و مدل باشند و به اصطلاح ست باشد.

میوه‌هایی انتخاب کنیم که مناسب جلسات باشد، برخی میوه‌ها به دلایلی مختلفی مثل (سختی در خوردن، اندازه بسیار بزرگ یا کوچک آن، بو، طعم و مزه آن) نباید استفاده شود.

میوه هایی مانند انار، آناناس نامناسب‌اند و اگر تاکید دارید حتماً شرکت‌کنندگان از این میوه‌ها و یا میوه‌هایی شبیه به اینها پذیرایی شوند باید انار را باید دانه کرده و داخل کاسه‌ای ریخته و قاشقی را داخل آن بگذارید و برای آناناس باید پوست کرده در بشقاب و به همراه آن چنگال و کارد گذاشته شود.

برای جدا کردن پوست یا تکه تکه کردن میوه از کارد و برای خوردن از چنگال استفاده می کنیم، متاسفانه بعضاً اینجانب (جابرمرتضایی) می بینم با همان کاردی که تکه تکه شده است، با همان میوه را می خورند که جدا از اینکه می‌تواند بسیار خطرناک باشد، اینکار از مباحث تشریفاتی کاملاً به دور و اشتباه است.

اگر مهمان‌های شما از خارج از کشور هستند، باید در انتخاب میوه‌ها کمی حساس تر و با وسواس بیشتری انتخاب نمود

مثلا خیار سبز که همه ی ما در زمان پذیرایی در بین میوه ها دیده می شود، افرادی که خارج از ایران زندگی می کنند، خیار را جزء سبزیجات می دانند و در پذیرایی های اداری خود استفاده نمی کنند، بنا به شرکت‌کننده خارجی خود می‌توانید اطلاعاتی بدست آورید که چه میوه‌هایی باتوجه به کشورشان برای آنان خوشایند و ناخوشایند یا پذیرفته شده یا نپذیرفته شده است.

البته برخی با هنر میوه آرایی آشنایی دارند که در اینصورت نیز پذیرایی شما را بسیار زیباتر خواهد کرد.

مقاله مفید شما: لیست وسایل و لوازم پذیرایی اداری در آبدارخانه شرکت

پذیرایی کیک از مهمانان در جلسات رسمی

اگر قرار هست کیک برای پذیرایی در جلسات رسمی شود، حتما باید کارد و چنگال برای تک تک شرکت‌کنندگان گذاشت، کارد را در سمت راست می گذاریم و چنگال را در سمت چپ بگذاریم.

برای گذاشتن هر کارد و چنگال در هر بشقابی تنها نکته‌ای که باید رعایت کنیم اینکه به همان شکل که برمی داریم و از آنها استفاده می کنیم، باید آنها را موازی همدیگر بگذاریم، سر آنها به سمت بالا باشد و کارد در سمت راست و چنگال را در سمت چپ می گذاریم و تیغه‌ی کارد آن همیشه باید به سمت داخل بشقاب باشد و همچنین برآمدگی چنگال همیشه به سمت پایین و پشت گذاشته شود.

این مطلب از وبسایت کارکنان پنج ستاره گرفته شده است اگر می خواهید اطلاعات بیشتری در این زمینه کسب کنید در گوگل جستجو کنید: کارکنان پنج ستاره

مقاله مفید برای شما: آموزش پذیرایی نوشیدنی آبدارچیان

ترتیب پذیرایی از مهمان در جلسات رسمی

برای پذیرایی در جلسات رسمی باید براساس الویتی که در ادامه مطرح می کنم، انجام شود:

مهمان ما همیشه الویت اول در شروع پذیرایی نوشیدنی‌ها یا خوردنی‌ها دارد و بعداز آن مدیر یا رئیس جلسه و به همین روال از مقام بالا شروع شده و تا پایین ترین مقام ادامه پیدا می کند.

نکته‌ی بسیار مهمی که وجود دارد اینکه ما شروع پذیرایی را براساس مقام مطرح کردیم، اما به این معنی نیست که مقامات با جایگاه های متفاوت اگر در جاهای مختلفی نشسته باشند ما هم باید مدام جابه جا شویم، این مورد را برای شروع پذیرایی در جلسات رسمی گفتم و افرادی که در اطراف مهمان ما هستند باید براساس الویت باشد و مابقی را به ترتیبی که نشسته اند پذیرایی می کنیم.

معمولاً سرپرستان و معاونین و مهمانان بالای هر مکانی می‌نشینند و برای رعایت آداب پذیرایی در مهمانی رسمی باید نوشیدنی ها و خوردنی ها هر چه می‌خواهد باشد را از آنان شروع کنیم.

برش هندوانه و طالبی برای جلسه کاری

برای برش زدن این دو و هر مورد دیگری، طبیعتاً سلیقه افراد تاثیرگذار است، اما اگر نظر شخصی اینجانب را بخواهید پیشنهاد می‌کنم این دو را برای جلسات رسمی و اداری خود اینگونه برش زنید

هندوانه:

» ابتدا هندوانه را شسته

» سپس بصورت دایره شکل برش می زنیم.

» ‌در قدم سوم هر قاچ دایره شکل هندوانه را از وسط به اضافه + می زنیم.

» بعداز برش به اضافه + تبدیل به چهار عدد سه گوش می شود

»‌ برای جلسه نیمه رسمی می تواند با پوست باشد و اما برای جلسه رسمی حتما پوس آنرا با یک برش جدا می کنیم.

طالبی:

+ ابتدا طالبی را شستشو می دهیم

+ بعداز وسط به برش های کوچکتر تقسیم می کنیم.

+ قدم بعدی پوست آنرا جدا می کنیم.

+ در نهایت به تکه های کوچکتر تقسیم می کنیم.

اصول و آداب تشریفات جلسات جهت برگزاری جلسه کاری (ویژه شرکت کنندگان مانند مدیران و کارمندان)

اولین نکته، خوردن و آشامیدن قبل یا بعداز جلسات رسمی باعث اعتمادسازی و صمیمیت بیشتر شما با مهمانان و سایر شرکت‌کنندگان خواهد شد و نکته ی بسیار مهم، هر چقدر مهمانی و جلسه رسمی ‌تر باشد، نحوه ارتباطات اجتماعی و رعایت آداب پذیرایی شما مهم‌تر خواهد بود.

پس هم مدیران و هم نیروهای پذیرایی بسیار ضروری است که آموزش‌های لازمه را در این زمینه ببینند.

۱- آماده‌سازی قبل از جلسه:

قبل از ورود مهمان، اطمینان حاصل کنید که همه نیازمندی‌های جلسه مانند ابزارهای پذیرایی + مواردی که نیاز به پذیرایی هست مانند میوه، کیک، شکلات، شیرینی، دم کردن چای و دمنوش‌ها و… + اسناد مرتبط + لوازم الزامی و فضای مناسب آماده باشد.

همچنین، محل جلسه را بررسی کنید و اطمینان حاصل کنید که همه چیز به درستی تنظیم شده است.

۲- استقبال از مهمان:

وقتی مهمان وارد محل برگزاری جلسه می‌شود، به او خوش‌آمد بگویید و با احترام و مودبانه با او رفتار کنید. اگر ممکن است، مهمان را به محل جلسه هدایت کنید.

۳- معرفی مهمان به حضار:

قبل از شروع جلسه، مهمان را به سایر شرکت کنندگان معرفی کنید. برای هر فرد، نام و سمت کاری مهمان را بیان کنید. این کار به همراه با اشاره به توانمندی‌ها و دستاوردهای مهمان، باعث ایجاد یک فضای مثبت و دلپذیر برای شروع جلسه می‌شود.

۴- توجه به جزئیات:

در طول جلسه، به جزئیات کوچکی توجه کنید که می‌تواند تجربه مهمان را بهبود بخشد. به مهمان پرسش کنید که آیا نیازی به چیز خاصی دارد، مانند آب یا قهوه. همچنین، مطمئن شوید که اطلاعات لازم را به مهمان ارائه کنید، مانند نقشه جلسه و جزئیات بیشتر درباره فعالیت‌های مورد بحث.

۵- احترام به مرزها:

در جلسات کاری رسمی، به مهمان احترام بگذارید و مرزها و حریم شخصی او را رعایت کنید. اجازه دهید مهمان خود تعیین کند که چه میزان در جلسه شرکت می‌کند و چه میزان در موضوعات صحبت می‌کند.

۶- اختتام جلسه:

وقتی جلسه به پایان می‌رسد، با احترام از مهمان خداحافظی کنید. ممکن است قراردادهای آینده، مراقبت های اضافی و یا اطلاعات تماس را به او ارائه دهید.

در نهایتت در زمان خروج میهمان، او را بدرقه کنید.

۷- پسا جلسه:

بعد از جلسه، در صورت امکان، با مهمان تماس بگیرید یا ایمیلی به او ارسال کنید تا از حضور او در جلسه قدردانی کنید و نظرات یا بازخوردی را از وی درباره جلسه بخواهید.

با رعایت این راهنما، شما می‌توانید یک محیط پذیرایی رسمی و حرفه‌ای برای مهمانان در جلسات کاری خلق کنید.

مقاله مفید برای شما: شرح وظایف آبدارچی و نیروی خدماتی

در این مطلب درباره پذیرایی از مهمان رسمی در جلسات کاری – اصول، نحوه و آداب پذیرایی رسمی صحبت کردیم،  با من همراه باشید تا در مقالات بعدی درباره ناهار و شام رسمی اطلاعات ارزشمندی را با شما درمیان بگذارم.

نویسنده و منبع: جابر مرتضایی از سایت کارکنان karkonan.com