شرح وظایف پیشخدمت اداری چیست؟ ✅ چک‌لیست وظیفه پیشخدمتان اداره و ادارات

شرح وظایف پیشخدمت اداری چیست؟ چک‌لیست وظیفه پیشخدمتان اداره و ادارات

مهم است در جریان باشید که وظایفی که در ادامه برای پیشخدمت اداری آورده شده است٬ این فهرست تنها یک چک لیست شرح وظایف کلی برای پیشخدمتان اداری است و روند کار ممکن است بسته به نوع محیط کار و نیازهای خاص تغییر کند.

همچنین، بسته به شرکت یا سازمان، ممکن است وظایف اضافی و ویژه‌ای برای پیشخدمت اداری وجود داشته باشد.

✅ پیشخدمت اداری کیست؟

پیشخدمتان افرادی که بیشتر کارهای سرپایی هر محیط کاری را انجام می دهند و کلمات نزدیک به واژه پیشخدمت بیشتر به مستخدم، پادو، خدمتکار نزدیک می باشد.

پیشخدمتان اداری جزو نیروهای واحد خدمات و پشتیبانی هستند و وظایف متفاوتی را در محیط کار دارند و یک پیشخدمت اداری بیشتر کارهایی که یک » تحصیلدار« انجام می‌دهد را می‌توان برای او برشمرد و کارهایی که در ادامه آمده است شبیه کارهای یک مسئول دفتر مدیر می‌باشد.

برخی تصور می کنند که وظیفه پیشخدمت صرفا پذیرایی از مهمانان است٬ اما در صورتیکه برای شغل افرادی که کار پذیرایی را انجام می دهند٬ می توان واژه (مهماندار اداری) بکار برد.

اگر مدنظر شما از پیشخدمت اداری همان نیروی پذیرایی کننده در جلسات کاری می‌باشد٬ میتوانید مقاله شرح وظایف آبدارچی را مطالعه فرمایید.

✅ چک لیست شرح وظایف پیشخدمت اداری

💎 ۱- آمدن سر زمان مقرر به محل کار:

ورود پیشخدمت اداری به محل کار در زمان مقرر و آماده‌سازی برای شروع فعالیت‌ها.

💎 ۲- پذیرش مهمانان:

استقبال پیشخدمتان اداری از میهمانان جدید و هدایت آن‌ها به محل مورد نظر. اعلام حضور آن‌ها به افراد مربوطه.

💎 ۳- مدیریت نامه و بسته‌ها:

دریافت نامه‌ها، بسته‌ها و فکس‌ها توزیع آن‌ها توسط پیشخدمت اداری به افراد مربوطه و ثبت و پیگیری مراجعات پستی.

💎 ۴- پشتیبانی از جلسات کاری:

آماده‌سازی فضاهای جلسات، تهیه و تنظیم مواد مربوطه مانند جداول، نمودارها، پرینت‌ها و دیگر اسناد مورد نیاز برای جلسات.

💎 ۵- ترتیب و تمیزی و نظافت:

نظافت و مرتب‌سازی فضاهای اداری، اتاق‌های کاری، سالن انتظار و مناطق مشترک، از جمله تمیز کردن میزها، صندلی‌ها و وسایل دیگر.

💎 ۶- کمک به تنظیم جلسات:

کمک پیشخدمت اداری به ترتیب و تنظیم جلسات داخلی و خارجی، اعلام زمان برگزاری جلسات به اعضا و فراهم‌سازی تجهیزات مورد نیاز.

💎 ۷- ارائه اطلاعات:

ارائه اطلاعات مربوط به سازمان به کارمندان و مراجعین، مانند مواعید رویدادها، تغییرات سازمانی و مطالب مربوطه توسط پیشخدمتان اداری

💎 ۸- کمک به مقامات اداری:

حمایت پیشخدمت از مقامات برتر و اداری، از جمله برگزاری تماس‌ها، تنظیم و تهیه اسناد، پیگیری وظایف و ترتیب نوبت‌ها.

💎 ۹- مدیریت امکانات و تجهیزات:

نظارت و مدیریت پیشخدمتان اداری از تجهیزات اداری، امکانات آزمایشگاهی، وسایل ارتباطی و دیگر وسایل مورد نیاز در سازمان.

💎 ۱۰- حفظ حریم خصوصی و مورداعتماد بودن:

رعایت حریم خصوصی اعضای سازمان و حفظ امانت اسناد و اطلاعات محرمانه.

💎 ۱۱- پایان کار:

به روزرسانی مراجعات و موارد در حال انجام، بسته‌بندی کارهای انجام شده و آماده شدن برای خروج پیشخدمت اداری از محل کار.

🔰 مطلب مرتبط ۱- آموزش پیشخدمت اداری فوق‌پیشرفته (آموزش پیشخدمتی و پیشخدمتان شرکت)

🔰 مطلب مرتبط ۲- شرح وظایف نیروی خدماتی و آبدارچی | نظافتچی و پیشخدمت > وظایف کامل

✌️ موضوع نهایی درباره شرح وظایف پیشخدمت اداری

این مقاله تنها یک فهرست اولیه و چک لیست کلی برای پیشخدمتان اداری است و شما می‌توانید آن را براساس احتیاجات و الزامات محل کار خود اضافه٬ حذف و تغییر دهید. حتی ممکن است شرح وظایف و نیازها بستگی به نوع محیط کار و فعالیت‌های آن متفاوت باشد.

نویسنده و منبع: جابر مرتضایی از سایت کارکنان karkonan.com