میزبان و مهماندار اداری شرکت جزو مهمترین افرادی هستند که می توانند بسیار تاثیرگذار باشند که نیاز هست که مهارت میزبانان خود را در موضوع تشریفات پذیرایی و میزبانی ارتقاء دهیم.
آموزش میزبانی و تشریفات اداری و مهمانداری در یک شرکت می‌تواند برای افرادی که در ارتباط با مشتریان، همکاران، یا مراجعین شرکت فعالیت می‌کنند، بسیار مفید باشد.
این نوع آموزش‌ها به افراد کمک می‌کنند تا با اختصارات و قوانین میزبانی اداری آشنا شوند و به عنوان نمایندگان شرکت در مواجهه با مراجعین و مشتریان به عملکرد بهتری دست یابند.
+ مهارت های ضروری ویژه میزبانان اداری:
یک میزبان اداری، چند مهارت مهم لازم هست که داشته باشد و یا آموزش میزبانی بگذراند:
۱- اصول و فنون میزبانی و تشریفات و پذیرایی
۲- رعایت آداب معاشرت حرفه ای با دیگران
۳- نظافت و مرتب سازی محل جلسات کاری و بهداشت ابزار پذیرایی
۴- رعایت استانداردهای ظاهری و پوششی میزبان
+ نوشته هایی در زمینه آموزش میزبانی و تشریفات و پذیرایی (ویژه مهمانداران اداری شرکت)
آموزش پذیرایی نوشیدنی آبدارچیان و میزبانان VIP – اصول و نحوه
پذیرایی از مهمان رسمی در جلسات – اصول، نحوه و آداب پذیرایی رسمی
۶٫ نظافت، بهداشت و ایمنی آبدارخانه اداری
۱٫ لیست وسایل آبدارخانه و لوازم پذیرایی اداری در شرکت
آموزش نیروهای خدمات و پرسنل خدماتی شرکت
شرح وظایف نیروهای خدمات (آبدارچی نظافتچی پیشخدمت)
آموزش پذیرایی و تشریفات اداری (آداب و نحوه پذیرایی اداری)
+ ویژگیهای میزبانان اداری شرکت:
به نظر اینجانب (جابر مرتضایی) برای اینکه میزبانی حرفه ای باشیم، تعدادی خصوصیت فردی میزبان کمک می کند که در شغل خود بتوانیم بهترین باشیم، مانند:
+ علاقمند به مهمانان + دقیق بودن (زمان) + توانایی کار تیمی + علاقه به کار خود + داشتن مهارت های میزبانی + صبور بودن
میزبانان معمولاً کارهای خود را با سرمیزبان خود هماهنگ می کنند و سرمیزبان اداره شرکت نیز فعالیت ها و برنامه های خود را با سرپرست خدمات و پشتیبانی سازمان در میان می گذارد.
+ میزبانی و تشریفات و مهمانداری در اداره شرکت
میزبانی در جلسات شرکت، علاوه بر سرویس دهی و پذیرایی اقلام مختلف که از میهمانان خود دارند، یکسری از کارهای دیگر که اگر لازم باشد، مهمانداران انجام می دهند، مانند:
+ خوشامدگویی به میهمانان
+ راهنمایی کردن میهمانان به سالن جلسات کاری (در صورت نیاز)
+ کمک های بزرگ یا هر چند کوچک برای مهمانان خود مانند زدن دکمه آسانسور و….
+ راهنمایی قسمت های مختلف مانند سرویس بهداشتی و نمازخانه و سالن غذاخوری شرکت و …
+ سؤال پرسیدن از مهمان و مدیر خود در رابطه با اینکه نیاز به چیزی یا فرمایشی دارند یا خیر؟
و…. تا بتوان آن حس و انرژی خوب را در مهمان ایجاد کرد.
+ سرفصل‌های لازم ویژه دوره آموزشی میزبانی و تشریفات
در زیر، چند موضوع مهم برای آموزش میزبانی و تشریفات اداری در شرکت آورده شده است:
✅ آموزش استقبال و پذیرایی:
این آموزش به افراد یاد می‌دهد چگونه مهمان‌ها را استقبال کنند، آن‌ها را به محل ملاقات هدایت کنند و به آن‌ها اطلاعات کافی ارائه دهند.
✅ آشنایی با مفهوم تشریفات:
این بخش شامل مفاهیمی مانند ترتیب صفحات نمایشگاهی، تشریفات میز نهار و شام، و دستورات مربوط به ادارات و محل کار می‌شود.
✅ مدیریت وقت:
افرادی که وظیفه میزبانی اداری را بر عهده دارند، باید بتوانند وقت خود و مهمان‌ها را به بهترین شکل مدیریت کنند.
✅ ادبیات و اصطلاحات اداری:
افراد باید با اصطلاحات و اختصارات مرتبط با میزبانی اداری آشنا شوند تا بتوانند به درستی از آن‌ها استفاده کنند.
✅ مدیریت تجهیزات و تجهیزات اداری:
این شامل دانش در مورد تجهیزات مکتب، چینی و نوشتاری، تجهیزات مربوط به جشنواره‌ها و جلسات و غیره است.
✅ مدیریت اطلاعات:
افراد باید بتوانند اطلاعات مورد نیاز مهمان‌ها و مراجعین را به درستی ثبت و مدیریت کنند.
✅ مهارت‌های ارتباطی:
مهمان‌نوازی و تشریفات اداری نیاز به مهارت‌های ارتباطی خوب دارد.
افراد باید بتوانند به عملکرد حرفه‌ای خود در ارتباط با دیگران پیگیری کنند.
✅ آموزش مهارت‌های برقراری ارتباط با مشتریان و مراجعین:
مهمان‌نوازی و تشریفات اداری به عنوان نمایندگان شرکت نیاز به برقراری ارتباط مؤثر با مشتریان و مراجعین دارد.
✅ مدیریت خشم و سخت‌گیری:
افراد باید بتوانند با مواقع دشوار و مشکلات ممکن در میزبانی اداری به درستی برخورد کنند.
✅ آموزش به مدیریت مهمانی:
افراد باید بتوانند مراسم‌ها و رویدادهای مختلفی را به عنوان میزبان موفق برگزار کنند.
دوره آموزشی و کلاس ورکشاپ اموزش موسسه آموزش مدرس و استاد آموزش دوره ها و کلاس های اموزشی اداری شرکت و سازمانی + نیروهای پرسنل کارکنان مهماندار و مهمانداران میزبانی میزبانان و تشریفات مهمانداری
وزارتخانه استانداری بانک بیمه بیمارستان درمانگاه سرپرستی دادگاه بهزیستی شهرداری شورای شهر فرودگاه کودکستان آزمایشگاه مرکز مدرسه مدارس ورزشگاه هلال احمر جهاد دانشگاهی دفتر کمیسیون مدرسه محل محیط مدارس آشپزخانه کانون فنی و حرفه ای آموزشگاه شرکت مؤسسه موسسات آموزشی دانشگاه رستوران ها هتل شرکت سازمان دولتی کشور
نکته آخر دربابت میزبانی و تشریفات
برای اینکه این آموزش‌ها به درستی ارائه شوند، می‌توانید از منابع آموزشی مختلفی مانند کتب، دوره‌های آموزشی حضوری و آنلاین، و مربی‌های مجرب استفاده کنید.
همچنین، تمرین و تجربه عملی نیز نقش مهمی در توسعه مهارت‌های میزبانی و تشریفات اداری افراد دارد.
نویسنده و منبع: جابر مرتضایی از سایت کارکنان karkonan.com
