پذیرایی در همایش‌ها، سمینارها، نمایشگاه‌ها و مراسمات کاری یک موضوع مهم و حساس است که می‌تواند به افزایش رضایت شرکت‌کنندگان کمک کند. در ادامه، اینجانب (جابر مرتضایی) به نحوه پذیرایی از شرکت‌کنندگان در این محیط‌ها و نحوه همچنین آداب و اصول پذیرایی و تشریفات مربوطه خواهم پرداخت.
۱. توجه به استقبال و خوش‌آمدگویی:
با استقبال گرم و دوستانه از شرکت‌کنندگان، آنها را به همایش خود خوش آمدید بگویید. این حس صمیمیت و ارتباط انسانی را افزایش می‌دهد.
۲. برنامه‌ریزی دقیق:
قبل از همایش یا سمینار، برنامه‌ریزی دقیقی درباره نوع و میزان میان‌وعده‌ها، نوشیدنی‌ها و غذاها داشته باشید.
این برنامه‌ریزی برای پذیرایی به شما کمک می‌کند تا مواد اولیه، زمان‌بندی و سفارش‌ها را تنظیم کنید تا از میزان استرس و جا انداختن کارها و درست انجام نشدن آن جلوگیری و کم کنید.
۳. توجه به تنوع پذیرایی‌ها:
تلاش کنید تا میان‌وعده‌ها و غذاها با تنوع کافی انتخاب شوند، تا انواع مختلف ذائقه‌ها را پوشش دهید. (اما از اسراف جلوگیری کنید)
مهم است که توجهی به محدودیت‌های مختلف مثل تغذیه‌های خاص یا الرژی‌ها نیز داشته باشید.
۴. کیفیت خریدهای ما:
از ارائه دهندگان خدمات و خرید محصولات خود، مطمئن شوید که می‌توانند کیفیت مناسبی را در ارائه غذا و نوشیدنی ارائه دهند.
آنها باید به بهداشت و نظافت دقت کنند و مواد اولیه با کیفیت را برای آماده‌سازی آن استفاده کنند.
۵. توجه به محیط برگزاری:
از نظر زیبایی و تزئینات محل همایش‌ها، سمینارها و سایر مراسمات کاری، مراقبت کنید تا فضای مهمان‌نواز و دلنشینی را برای شرکت‌کنندگان فراهم آورید.
۶. اطلاع‌رسانی مناسب:
قبل از همایش یا کنفرانس، اطلاعات کلی را درباره غذاها، میان‌وعده‌ها و نوشیدنی‌ها به شرکت‌کنندگان ارائه دهید تا آنها بدانند چه چیزی ارائه می‌شود.
۷. رعایت اعتدال:
توجه داشته باشید که مقدار مناسبی از غذاها و نوشیدنی‌ها فراهم کنید، به طوری که هدررفت کمی داشته باشد و همه شرکت‌کنندگان جلسات از پذیرایی بهره‌مند شوند و البته از اسراف جلوگیری شود.
+ خاطره شخصی:
چندی قبل به یکی از استان‌ها برای دوره‌های چند روزه دعوت شده بودم، در محل پذیرایی ناهار و شام به حالت سلف سرویس انجام میشد، همه روزه وقتی در حال خروج از رستوران بودم و روی میزها را مشاهده می کردم، متاسفانه اکثر افراد در بشقاب خود به مقدار قابل توجهی غذاها را جا گذاشته بودند و همیشه برایم این سوال مطرح هست و البته تعجب می کنم که چرا با اینکه خودشان سرو می کنند بازهم در بشقاب به جا می گذارند. (یک دلیل مهم و اصلی آن احتمالاً اینکه ابتدا گرسنه هستند و احساس می کنند که می توانند میل کنند و به همین دلیل سرو می کنند و در نهایت نمی توانند همه آنرا میل کنند! پاسخ اینکار این می شود که ابتدا کمتر سرو کنند و اگر بازهم میل داشتند مجدداً می توانند برای خود بردارند)
۸. سلیقه و نظر شخصی افراد:
تنها نوشیدنی‌ها و میان‌وعده‌ها را ارائه دهید که مردم آنها را خواستار باشند و به خواسته اکثریت احترام بگذارید.
در صورتی که شرکت‌کنندگان نیازهای خاصی دارند، تلاش کنید تا به این نیازها تا در حد امکان و توان به آنها پاسخ دهید و گزینه‌هایی مناسب را برای آنها فراهم کنید.
۹. توجه به ویژگی‌های محل اجرا:
در هنگام برگزاری همایش یا سمینار، به ویژگی‌های محل توجه کنید.
مثلاً: اگر محل برخورداری از فضای باز است، ممکن است گزینه‌هایی مثل بوفه باز همراه با آب‌نما و پارچه‌های چتری جذابیت بیشتری داشته باشد.
هر محیطی شرایط و نیازهای خود را می طلبد.
۱۰. احترام به وقت:
توجه داشته باشید که میان‌وعده‌ها و غذاها به موقع ارائه شوند و تاخیر در سرو غذاها از جانب میزبان بی احترامی به وقت و بی اهمیتی به شرکت‌کنندگان را نشان می‌دهد.
🔰 مقاله مرتبط: وظایف نیروی خدماتی و آبدارچی در جلسات/همایش/سمینار/کنفرانس/مراسم کاری
۱۱. توجه به نیازهای نوشیدنی:
در هر همایش و مراسم کاری، نیازهای نوشیدنی مختلفی وجود دارند. از ارائه‌ی آب، نوشیدنی‌های گازدار، نوشیدنی‌های گرم و سرد، چای و قهوه و … به شرکت‌کنندگان مطمئن شوید. همچنین، اطمینان حاصل کنید که آب معدنی همیشه در دسترس باشد.
۱۲. خلاقیت در پذیرایی:
از خلاقیت در انتخاب منوی غذاها و میان‌وعده‌ها استفاده کنید. برنامه‌ریزی بر اساس فصول و مناسبت‌های خاص می‌تواند این خلاقیت را تقویت کند.
برای مثال، استفاده از میوه‌ها و گل‌ها با رنگ‌های جذاب و منوهایی با تم‌های خاص، جذابیت بیشتری به پذیرایی می‌بخشد.
۱۳. توجه به تغذیه‌ی سالم:
با توجه به آگاهی مردم نسبت به سلامتی و تغذیه، تلاش کنید تا منوی غذاها را به نحوی طراحی کنید که گزینه‌های سالم و متنوعی وجود داشته باشد.
این اقدام به تعامل مثبت با شرکت‌کنندگان می‌انجامد و نشان‌دهنده اهمیت اهمیت آنها برای شما است.
۱۴. موارد خاص برای مهمانان ویژه:
اگر همایش‌ها و سمینارها شرکت‌کنندگان ویژه‌ای دارند (مانند سخنرانان، مدیران ارشد و …)، توجه ویژه‌ای به پذیرایی آنها داشته باشید.
این اقدام به افتخار و جایگاه آنها کمک می‌کند و احتمالاً همکاری‌های آتی را تسهیل می‌کند.
۱۵. ارتقاء نحوه برخورد و خدمات:
شیوه برخورد و خدمات دهی از جمله عوامل مهم در پذیرایی است. تلاش کنید تا پرسنلی متعهد و حرفه‌ای را برای خدمت‌رسانی به میهمانان انتخاب کنید.
برخورد دوستانه، مودبانه و احترام‌آمیز می‌تواند تاثیر زیادی بر رضایت شرکت‌کنندگان بگذارد.
۱۶. نظرخواهی در پایان همایش:
پس از پایان همایش یا سمینار، به هر طریقی مثلا دفتر نظرخواهی یا سوال پرسیدن و یا به هر شکل دیگری، از آنها نظرات و بازخوردهایشان در مورد پذیرایی و خدمات دریافت کنید.
این بازخوردها به شما کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف پذیرایی خود را تشخیص داده و در همایش‌های آتی بهبودهای لازم را انجام دهید.
۱۷. توجه به جنبه‌های فرهنگی:
اگر همایش یا سمینار شما شرکت‌کنندگانی از فرهنگ‌ها و زبان‌های مختلف دارد، به جنبه‌های فرهنگی توجه کنید.
مثلاً با ارائه غذاها و میان‌وعده‌هایی از فرهنگ‌های مختلف، می‌توانید احترام و توجه خود را به این تنوع فرهنگی نشان دهید.
۱۸. مراقبت از نظافت و بهداشت:
از اهمیت نظافت و بهداشت در محل‌های پذیرایی حتماً اطمینان حاصل کنید.
میزها، صندلی‌ها، ظروف و سرویس‌های بهداشتی باید به طور منظم تمیز شوند و همچنین امکانات ضدعفونی و دستشویی برای شرکت‌کنندگان فراهم شود.
۱۹. اهمیت توزیع مناسب میان‌وعده‌ها:
در همایش‌ها و سمینارها، زمان‌بندی مناسب برای توزیع میان‌وعده‌ها و نوشیدنی‌ها بسیار مهم است.
اطمینان حاصل کنید که میان‌وعده‌ها در لحظات مناسب به دست شرکت‌کنندگان می‌رسند و نیازهای انرژی‌زا در طول همایش تامین می‌شود.
۲۰. توجه به میان‌وعده‌های صحیح:
میان‌وعده‌ها باید به شکلی باشند که انرژی و تازگی به شرکت‌کنندگان ببخشند و از لحاظ غذایی مفید و مناسب باشند. استفاده از میوه‌ها، میان‌وعده‌های سبزیجاتی و انتخاب غذاهایی با ترکیبات تغذیه‌ای مناسب می‌تواند این هدف را تامین کند.
۲۱. توجه به جنبه‌های اجتماعی:
با ایجاد فضای مناسب برای گفتگو و تبادل نظر، از شرکت‌کنندگان خواسته شود ارتباطات بیشتری با یکدیگر برقرار کنند.
پذیرایی در همایش‌ها و مراسمات کاری فرصتی برای تقویت ارتباطات اجتماعی است.
۲۲. رعایت حریم شخصی:
مهم است که در هنگام پذیرایی از شرکت‌کنندگان، حریم شخصی آنها را رعایت کنید. از سوالات غیرمرتبط و نیز توجه غیرمناسب به افراد خودداری کنید.
ما بعنوان سرویس دهندگان به شرکت کنندگان کارگاه و سمینار طبیعتاً باید حواسمان به آنها باشد، اما از نگاه کردن‌های بی مورد خودداری کنیم.
🔰 مقاله مرتبط: نحوه پذیرایی در از جلسات کاری ، اداری و رسمی (سازمانی و شرکتی) + آموزش آداب و اصول پذیرایی
۲۳. نقش تفکر سبز:
در همایش‌ها، کنفرانس و سایر مراسمات کاری، ملاحظه به تفکر سبز نیز اهمیت دارد.
تفکر سبز به این معنی که تلاش کنید که در پذیرایی از روش‌های محیط‌زیستی استفاده کنید، مانند استفاده از ظروف بازگشت‌پذیر، جلوگیری از استفاده‌ی بی‌رویه از منابع و تولید کمتر زباله.
۲۴. اهمیت تلاش برای بهبود:
همیشه تلاش کنید تا بهبودی در فرآیند پذیرایی ایجاد کنید. با مشاهده‌ی بازخوردها و نظرات شرکت‌کنندگان، به نقاط ضعف پذیرایی پی ببرید و تلاش کنید آنها را بهبود دهید.
برنامه‌ریزی برای بهبودهای مستمر در مسائل مختلف از جمله منوی غذا، تنظیمات فضا، خدمات ارائه‌شده و … به ارتقاء کیفیت پذیرایی کمک می‌کند.
۲۵. توجه به اهمیت دسترس‌پذیری:
اطمینان حاصل کنید که همه‌ی شرکت‌کنندگان به راحتی به میان‌وعده‌ها، نوشیدنی‌ها و غذاها دسترسی داشته باشند.
جلوی هرگونه موانع مانند تراکنش‌های پرداخت نقدی یا محل‌های پرتردد را بگیرید.
۲۶. برنامه‌ریزی متناسب با ظرفیت:
پذیرایی موفق نیازمند برنامه‌ریزی مناسب با ظرفیت همایش یا مراسم کاری است.
حتماً میزان غذا و نوشیدنی‌ها را به تعداد شرکت‌کنندگان و مدت زمان برنامه منطبق کنید.
۲۷. نظم در اجرا:
تنظیمات و ترتیبات هنگام پذیرایی بسیار مهم است. از پیش آماده‌شدن میزها و ظروف، تنظیم صف‌ها و ایجاد نظم در فرآیند پذیرایی مطمئن شوید.
۲۸. تشکر و قدردانی:
پس از اتمام همایش یا سمینار، به شرکت‌کنندگان بابت حضور و همکاری‌شان تشکر کنید. این اقدام به شما کمک می‌کند ارتباط‌های مثبتی با آنها برقرار کنید و نشان‌دهنده ارزش قائل بودن به حضور آنها است.
۲۹. ختم با شکوه:
با ارائه‌ی دسرها و نوشیدنی‌های خوشمزه، این مراسم را به شکوه ختم کنید و از شرکت‌کنندگان به خوبی ارائه شده به وداع بگویید.
اداره و ادارات ستاد کمیته بنیاد تعاونی وزارتخانه استانداری بانک بیمه بیمارستان درمانگاه سرپرستی دادسرا دادگاه دادگستری دانشسرا کنسولگری کودکستان آزمایشگاه گمرک مرزبانی مرکز آمار ندامتگاه مدرسه مدارس ورزشگاه هلال احمر هنرستان فرهنگستان انجمن جهاد دانشگاهی دفتر کمیسیون مرکز مدرسه محل انبار محیط مدارس آشپزخانه بنگاه تعاونی جهاد خبرگزاری کانون فنی و حرفه ای آموزشگاه دهداری راه و ترابری راهنمایی و رانندگی بهزیستی کمپاس خوابگاه ستاد شهرداری شورای شهر صندوق فدراسیون فرمانداری فرهنگسرا فرودگاه کمیته شرکت مؤسسه خصوصی موسسات آموزشی دانشگاه رستوران ها هتل شرح وظایف نیروی خدماتی در ادارات شرکت و آبدارچی شرکت سازمان دولتی کشور نیروهای پرسنل کارکنان خدمات خدماتی نظافتچی نظافتچیان آبدارچی و آبدارچیان مهماندار و مهمانداران میزبان و میزبانان پیشخدمت پیشخدمتان خدمتکار خدمتگزار سرایدار
۳۰. صحبت نهایی:
در نهایت، پذیرایی در همایش‌ها، سمینارها، نمایشگاه‌ها و مراسمات کاری باید به عنوان یک فرصت برای ایجاد تجربه‌های خاص و خوب برای شرکت‌کنندگان در نظر گرفته شود.
با ارتقاء کیفیت پذیرایی، توجه به جزئیات، رعایت آداب و اصول و بهبودهای مداوم، می‌توانید از همایش‌ها و سمینارها یادگاری مثبت برای همه ایجاد کنید و ارتباطات کسب‌وکاری خود را بهبود بخشید. همچنین، این اقدامات به شما کمک می‌کنند تا به عنوان یک میزبان حرفه‌ای و در نهایت موفق شناخته شوید.
تدوین و منبع: جابر مرتضایی از سایت کارکنان karkonan.com
