پذیرایی و تشریفات بین المللی از مهمانان خارجی به عنوان یک مهارت اساسی محسوب می‌شود و در دیدارهای کاری، تجاری، سیاسی و… نتیجه بسیار بهتری گرفت.
در ادامه، نکاتی برای آموزش پذیرایی و تشریفات بین المللی از مهمانان خارجی آورده شده است:
🧔🏼 مطالعه و فهم فرهنگ میهمان خارجی:
مطالعه عمیق در مورد فرهنگ مهمان بین‌المللی:
توجه به اعتقادات، عادات، و رفتارهای فرهنگ مهمانان خارجی اساسی است.
اطلاعاتی در مورد زبان، دین، تاریخچه، و آداب و رسوم کمک می‌کند.
اینجانب (جابر مرتضایی) زمانیکه به یک استان/شهر برای ایراد سخنرانی و تدریس در زمینه کاری ام دعوت می‌شوم، (با اینکه بعنوان مهمان حضور پیدا می‌کنم) قبل از رفتن به آن شهر/استان در ارتباط با همین موضوعات مطالعه‌ای می‌کنم تا با فرهنگ، زبان، آداب و رسوم و… آشنا باشم.
👨🍳 آموزش نیروهای پذیرایی و خدماتی: 🍽
کارکنان پذیرایی و خدمات باید آموزش‌هایی در زمینه نحوه پذیرایی بین المللی VIP و سرویس دهی به مهمانان خارجی در (وعده غذایی، میان‌وعده و نوشیدنی ها) آموزش ببینند.
نیروهای خدماتی و مهمانداران، باید در رابطه با تفاوت‌های فرهنگی و چگونگی برخورد با مهمانان خارجی آموزش دریافت کنند.
آموزش در زمینه تربیت مداوم برای به‌روزرسانی تیم پذیرایی با تغییرات جدید و نیازهای جدید در زمینه کاری خود از مهم‌ترین و ضروریات پذیرایی و تشریفات بین المللی هست.
👨👨👦👦 زبان و ارتباطات بین‌المللی:
آموزش زبان:
کارکنان باید حداقل اصطلاحات مرتبط با صنعت و مکالمات اساسی در زبان مهمانان خارجی را بلد باشند و زبان بین المللی و کسب و کار و تجارت انگلیسی می‌باشد.
آموزش مهارت‌های ارتباطی:
این شامل توانایی‌های گوش دادن فعّال، ارتباط موثر، و رفتار احترام‌آمیز با مهمانان خارجی است.
🈯️ ترتیبات و تشریفات بین‌الملل:
آموزش تشریفات بین المللی:
مانند چگونگی ارائه کردن کارت ویزیت، صحبت کردن در محافل رسمی و رعایت قوانین پروتکل بین المللی.
آموزش استفاده از تجهیزات رسمی:
نحوه استفاده از میزها، بشقاب، قاشق و چنگال و کارد، نحوه میل کردن و سرویس‌دهی در یک محیط رسمی با مهمانان خارجی.
+ اطلاعات بیشتر در این زمینه در سایت بنده (جابر مرتضایی) به آدرس karkonan.com می‌توانید مطالعه فرمایید.
🏄♂️ خدمات و تفریحات مهمان:
آموزش در مورد خدمات اضافی:
مثل ترتیب گردش‌های گردشگری، اطلاعات در مورد جاذبه‌های دیدنی، و خدمات توریستی دیگر میتواند در ذهن مهمانان خارجی و بین المللی خاطره‌ای خوش را به جا بگذارد.
آموزش در مورد خدمات بهداشتی و اقامتی:
بهداشت و تمیزی اتاق‌ها، ارائه محصولات بهداشتی، و اطمینان از راحتی مهمانان خارجی در مهمانسرا و یا هتل
🗄 مدیریت سازمانی مناسبت کاری:
آموزش در مدیریت تغییرات:
مهم است که تمام تیم استقبال‌کننده به تغییرات فرهنگی و نیازهای مهمانان بین المللی و خارجی آشنا بود و پاسخگو باشند.
آموزش در مدیریت انعطاف‌پذیری: توانایی سازمان در سازگاری با تغییرات و نیازهای مهمانان بین المللی.
آموزش در مدیریت شکایات:
در هر مراسم کاری و غیرکاری ممکن است نارضایتی‌هایی وجود داشته باشد، چگونگی مدیریت و حل شکایات در پذیرایی بین المللی ضروری باشد.
✅ مقاله مرتبط: نحوه پذیرایی از میهمان خارجی در شرکت / آموزش میزبانی بین‌الملل از خارجی‌ها
📟 استفاده از فناوری جهت بهبود تجربه مهمانان خارجی:
آموزش در استفاده از فناوری: مثل سیستم‌های رزرواسیون، نرم‌افزارهای مدیریت پذیرایی، و سیستم‌های ارتباطی.
+ آموزش در زمینه بازاریابی بین المللی: تبلیغات، استفاده از رسانه‌های اجتماعی، و جلب توجه مشتریان و همکاران بین المللی.
آموزش در استفاده از فناوری نوین: مانند سیستم‌های هوش مصنوعی و ابزارهای دیجیتال برای بهبود تجربه مهمانان خارجی.
🎛 توسعه شبکه و ارتباطات بین المللی:
آموزش در مدیریت ارتباطات بین‌المللی: شبکه‌سازی با مشتریان و همکاران جهانی به منظور افزایش امکانات تجاری، فرهنگی، سیاسی و… میتواند بسیار کمک‌کننده باشد و فرصت خوبی هست که ارتباطات بعدی در سطح بین‌الملل شکل بگیرد.
اما اگر به پروتکل بین المللی اهمیت داده نشود، متاسفانه بنده دیده‌ام که این مورد در برخی موارد ارتباط بیشتر شکل نمی‌گیرد که هیچ، خراب هم شده است. (چون به مقررات بین المللی و مهمانان خارجی توجه نشده است)
🦠 مدیریت اضطراب و استرس:
آموزش در مدیریت استرس: توانمندسازی تیم استقبال‌کننده و همراهی برای مدیریت و کاهش استرس‌های ممکن در پذیرایی بین المللی.
» دلایل زیادی دارد از جمله: تقسیم اشتباه وظایف، موکول کردن انجام کار در زمان‌های آخر، نیازسنجی نکردن، نظرخواهی نکردن از متخصص تشریفات بین‌الملل، ارزیابی نکردن عملکرد کارکنان جهت تکرار نکردن اشتباهات در مناسبت‌ها و ملاقات‌های بعدی و…
📝 ارزیابی عملکرد سایر کارکنان:
ارزیابی عملکرد مداوم: بررسی و ارزیابی عملکرد تیم پذیرایی به منظور بهبود پیشنهادات و اصلاحات.
👮 امنیت و حریم خصوصی:
آموزش در مدیریت امنیت: اطلاعات مهمانان خارجی را در امان نگه دارید و برنامه‌های لازم را برای حفاظت از اموال آنها ایجاد کنید.
سخن پایانی در باب تشریفات و پذیرایی بین‌المللی از میهمانان خارجی
با اجرای این مراحل آموزشی و توسعه مهارت‌های مورد نیاز، یک واحد پذیرایی و تشریفات میتواند به بهترین شکل ممکن از مهمانان خارجی استفاده کند و تجربه‌ای خاص و مثبت را برای آنها ایجاد کند.
پذیرایی بین المللی به معنای ایجاد تجربه‌های مثبت برای مهمانان خارجی است و آموزش اصول و مهارت‌های مرتبط اساسی برای موفقیت در این زمینه است.
تالیف و منبع: جابر مرتضایی از سایت کارکنان karkonan.com
