مهمترین آداب میزبانی (استقبال، بدرقه) در مهمانی های رسمی کدامند؟

در فضای کاری و بین همکاران خود ممکن است بخواهید که همکارانتان شما را به مهمانی خود دعوت کنند و یا شما از آنها دعوت کنید و قرار باشد از آن‌ها پذیرایی کنید.

این مهمانی ممکن است در محل کار شما باشد یا اینکه بخواهید در رستوران یا منزل خود ترتیب دهید اما آنچه که سوال بسیاری از دوستان هست اینکه در مهمانی‌های رسمی زمانیکه ما میزبان هستیم چه آداب و تشریفاتی باید رعایت کنیم؟

آداب میزبان بودن: استقبال

در استقبال‌هایی که از طرف سازمان‌ها و مجموعه‌های دعوت‌کننده صورت می‌گیرد در هر جایی متفاوت است اما آنچه که در آداب میزبان بودن لازم و همچنین مشترک می‌تواند باشد در اینجا برای شما می‌آورم:

در برخی از موارد هم رده‌های مهمان برای استقبال به فرودگاه می روند و در آنجا خوشامدگویی می‌گویند و تا محل اسکان یا محل مراسم همراهی می‌کنند و در برخی از موارد مدیر مجموعه تعدادی افراد را می‌فرستد تا مهمان را از فرودگاه به سمت محل مورد نظر آورده تا آنجا استقبال از مهمان صورت بگیرد.

نحوه استقبال از مهمان چگونه باید باشد؟

برای استقبال اولین افرادی که برای استقبال رسمی مهمان می روند هم ردیف و کسانی که از نظر جایگاهی و موقعیتی در حد مهمان هستند برای عرض احترام و خوشامدگویی هستند و البته سایر افراد نیز برای استقبال حضور دارند.

1. اگر نشسته هستید بلند شوید و با لبخند دست بدهید (مقاله آداب دست دادن) و جملات ابتدایی خوشامدگویی مثل سلام و احوال‌پرسی را بگویید.

اگر هنوز در دوره رایگان آداب معاشرت در محیط کار شرکت نکرده اید از اینجا ثبت نام کنید که ما یک جلسه را به نحوه سلام و احوالپرسی پرداخته ایم.

2. از بدو ورود مهمان شما جلوی سازمان منتظر او بمانید و به محض پیاده شدن به او نزدیک شده و با لبخند به او سلام کنید و به او خوشامد بگویید و از حضور او ابراز خوشحالی کنید.

3. اگر از قبل با نام و سمت شما آشنایی داشت که هیچ، اگر با شما آشنایی نداشت نام و سمت خود را بگویید. مثلا من علی صداقتی هستم مدیر مجموعه الوندسازان فردا.

4. اگر همکاران دیگر شما نیز جلو آمدند و شروع به احوال‌پرسی کردند وظیفه‌ی شماست که همکاران خود را نیز به مهمان خود معرفی کنید و در این معرفی باید براساس رتبه و جایگاه افراد در سازمان انجام شود و معیارهایی مانند سن و جنسیت آقا یا خانم بودن اصلاً ملاک معرفی افراد نیست.

5. او را به داخل محل خود اشاره کرده و شروع به حرکت کنید و نه جلوی مهمان راه بروید و نه پشت سر او به حرکت دربیایید بلکه همپای یکدیگر راه بروید.

6. در حین راه رفتن باب گفتگوی دوستانه را باز کنید و سوالات کوتاه پاسخ از او بپرسید مثلاً پرواز خوبی داشتید؟ هوای شهر چطور است؟ مسیر فرودگاه تا اینجا خوب بود؟

7. بعد از اینکه وارد سازمان یا محل اسکان رسیدید بلافاصله صحبت‌های کاری را شروع نکنید، مهمان شما تازه رسیدند و لازم است استراحت کنند.

8. در همان ابتدا که از فرودگاه می‌رسند بجای اینکه مستقیم به مجموعه شما بیایند قبل از آن به محل اسکان بیایند و استراحت کنند.

نکات ضروری که میزبان باید رعایت کند:

* در رابطه با هزینه‌هایی که این مهمانی رسمی برای شما داشته است صحبتی به میان آورده نشود.

* برای خوشامدگویی تا آخرین لحظه‌ای که احتمال می‌دهید مهمانان از راه برسند در جلوی درب ورودی بایستید.

* در مهمانی‌های رسمی همان ابتدای کار که همه جمع شدند هدف برگزاری را با صدای بلند مطرح کنید.

* اجازه بدهید همه مهمانان بنشینند سپس خود بنشینید.

* اگر مهمانی رسمی را در رستوران برگزار می‌کنید لطفاً قبل از مهمانان به رستوران آمده و کلیه صورتحساب‌ها را پرداخت کنید.

چگونه بدرقه کنیم؟

* یکی از اشتباهات بزرگی که بسیاری انجام می‌دهد و از نتیجه‌ی بد آن غافل هستند در زمان بدرقه از اشکالات، غذا و کمبود امکاناتی که داشته‌اند عذرخواهی می‌کنند!!!

اگر واقعاً ایراد خاصی وجود داشته است حتماً باید عذرخواهی کنید و اما منظور من عذرخواهی‌هایی نیست که برخی برای اینکه تعارف کنند و یا شکل متواضعانه به خود بگیرند و یا اینکه مهمانان بازهم از آن‌ها تشکر کنند و بگویند (خواهش می کنم و از شما بسیار ممنونیم) و یا شاید هم قصد دیگری دارند این تعارفات بی مورد را به سر زبان می‌آورند.

احتمالاً این صداها و صحبت‌هایی که گفتم برای گوش شما خیلی آشناست چون معمولاً این اشتباهات در خیلی از مهمانی های رسمی و غیررسمی انجام می‌شود.

چرا چنین نگوییم؟

* تحقیقات نشان داده زمانی که شما از موردی را اشاره می‌کنید و ممکن است واقعیت داشته یا واقعیت نداشته باشد ذهن به طرف مقابل به همان سمت خواهد رفت و فرد به آن فکر خواهد کرد.

مثلاً زمانی که میزبان به مهمان می‌گوید: واقعاً ببخشید که این قدر غذا بد بود!

ذهن مهمان به این فکر می‌کند که آیا واقعاً غذا بد بود یا نه و زمانی که می‌خواهد خوب یا بد بودن غذا را تحلیل کند، ذهن او خیلی بیشتر به سمت بد بودن غذا می رود تا خوب بودن.

از طرفی دیگر مهمان نیز در بسیاری از موارد به این موضوع که شما دارید بی مورد آنرا می‌گویید پی خواهد برد و نیت و هدف شما را متوجه خواهد شد.

* برای بدرقه شایسته است که مهمان را تا جلوی درب همراهی کنیم و تا مهمان از شما دور نشده است در را نبندید.

* احتمالاً زمانی که مهمانان در حال رفتن هستند از شما به دلایل مختلف تشکر می‌کنند در این حال شما نیز با لبخند مجدداً از آن‌ها تشکر کنید.

شما به عنوان میزبان از اینکه آمدند ابراز خوشحالی کرده و بگویید که دوست دارید که آن‌ها بازهم تشریف بیاورید.

* در زمان بدرقه مهمان خوب است هدیه‌ای به عنوان یادبود به او بدهید.

هدایایی مثل: کتاب، سررسید مجموعه خودتان، محصولی از شرکت خود و یا …

هدیه‌ای که می‌دهید نباید گران‌قیمت باشد تا دغدغه‌ی این را داشته باشد که چگونه باید جبران کنم.

این قسمت اول آداب میزبان بودن در مهمانی های رسمی بود، منتظر مقالات بعدی ما باشید.

منبع: وبسایت کارکنان www.karkonan.com