آموزش اصول پذیرایی و تشریفات اداری و رسمی / آداب و نحوه پذیرایی اداری

آموزش پذیرایی اداری و رسمی – آداب، نحوه و اصول تشریفات و پذیرایی اداری را در این مقاله تصمیم دارم که آن چیزی که برای محیط‌ها و کارکنان مشترک است را با شما درمیان بگذارم:

اولین قدم اصول تشریفات و پذیرایی در جلسات اداری

اولین قدم در آموزش پذیرایی و تشریفات اداری و رسمی، آموزش آداب و رسوم این حوزه است.

آداب و رسوم پذیرایی و تشریفات اداری و رسمی شامل مباحثی همچون لباس، نحوه رفتار، نحوه صحبت کردن و رویارویی با مردم، میزبانی و چیدمان سفره و ارائه‌ی هدیه می‌شود.

آداب و نحوه استقبال از مهمان رسمی

اگر مهمانانی به سازمان یا شرکت شما دعوت شدند، لطفاً در زمان ورود مهمانان به استقبال آنها بروید و از اینکه تشریف آوردند ابراز خوشحالی کنید و آنها را به داخل شدن به سازمان یا شرکت تعارف کنید.

نکته: در هنگام راه رفتن با مهمان یا مدیر خود شما در سمت چپ و مدیران و مهمانان در سمت راست شما قرار بگیرند. (در صورتیکه مسیر را می‌دانند)

آداب و نحوه بدرقه کردن مهمانان رسمی و اداری

در زمانیکه مهمانان شما در حال خروج هستند، شما بازهم باید آنها را تا جلوی درب خروجی همراهی کنید و البته در این شرایط باید در پشت مهمان خود قرار بگیرید نه مثل زمانیکه برای استقبال از مهمان خود رفته باشید و بخواهید صرفاً مسیر را نشان دهید.

+ زمان‌هایی هم هست با اینکه مهمان یکبار از درب ورودی آمده است و ممکن است مسیر را بداند اما بازهم بدرقه شما خیلی در مهمانداری شما و حس خوبی که مهمان از شما می گیرد مهم و ضروری خواهد بود

آموزش اصول و نحوه چیدمان میز جلسات اداری

(دستورالعمل پذیرایی در ادارات)

• یک بخش مهم کار اینکه شما بعنوان نیروی پذیرایی و تشریفات باید بدانید اینکه نحوه پذیرایی و همچنین محل گذاشتن ظروف در کدام قسمت می باشد؟

• تمامی نوشیدنی ها (لیوان) باید در سمت راست بشقاب مهمانان آماده و گذاشته شود.

• اگر برای غذاها نان ضروری است باید در سمت چپ بشقاب گذاشته شود.

• بشقاب غذا دقیقاً باید روبروی صندلی که مهمان می خواهد بنشیند روی میز گذاشته شود.

• قاشق، چنگال و چاقو را آماده در بشقاب بگذارید و برای اینکار حتماً قاشق و کارد را در سمت راست بشقاب و چنگال‌ها را در سمت چپ بشقاب بگذارید.

• حتماً دستمال کاغذی را به تعداد مناسبی در سر میز قرار دهید تا این مورد پیش نیاید که اگر کسی لازم داشت قرار باشد دست خود را دراز کند یا اینکه از فرد دیگری درخواست کند که به ایشان بدهد.

مقاله مفید برای شما: لوازم و ظروف پذیرایی اداری

نحوه پذیرایی از مهمان رسمی: دستورالعمل اصول تشریفات و پذیرایی اداری

• در میانه و آخر غذاخوردن مدیران، مهمانان و سایر کارکنان اداری از سؤال کنید که اگر کم و کاستی وجود دارد بگویند تا شما برایشان مهیا کنید.

• بجای اینکه درحضور مهمانان بارها رفت و آمد کنید لطفاً پیشخدمتان اداری تنها یکبار قبل از اینکه مهمانان به محل غذاخوری بیایند، تمامی موارد را از قبیل ظروف، لیوان ها، قاشق و چنگال ها، ادویه جات و… بچینید و از رفت و آمدهای بی مورد خودداری کنید.

• همیشه غذا و نوشیدنی را کمی بیشتر از تعداد افراد درست کرده و مقداری از آنها را در جایی که غذا را درست کردید نگه دارید، اگر غذا و نوشیدنی تا آخر خورده شد ظرف غذا یا نوشیدنی خالی سر میز را با ظرف پر جایگزین کنید.

• قبل از اینکه شما بعنوان میزبان از سر میز بلند شوید نگاهی به همه بیندازید و مطمئن شوید که هیچ کس مشغول غذاخوردن نیست و همه غذاخوردن خود را به پایان رسانده اند و بعد بلند شوید.

• لازم است بعد از اینکه همه سر میز غذاخوری نشستند و کمی از پیش غذا را خوردند شما به مهمانان‌تان خوشامدگویی کنید و از اینکه دعوت شما را برای مهمانی پذیرفته اند، ابراز خوشحالی کنید.

صندلی‌ها در چیدمان جلسات اداری و رسمی

قبل از اینکه مهمانان یا همکاران شما به محل غذاخوری بیایند حتماً تعداد افرادی که قرار هست بیایند و تعداد صندلی‌هایی که در محل غذاخوری وجود دارند، بررسی شوند.

تعداد ظروف و غذا

حتماً تعداد ظروف و تعداد دسرهای غذا چک شود و این ظروف باید از تعداد مهمانان بیشتر باشد و با دقت ظروف را نگاه کنیم که مبادا آسیب دیدگی داشته باشند.

نوشیدنی‌ها در پذیرایی رسمی

در پذیرایی اداری و رسمی اگر قصد دارید برای همکاران و یا مهمانان خود نوشیدنی آماده کنید بستگی به فصل و هوایی که در آن قرار دارید میباشد که اگر هوا سرد باشد در بین ما ایرانی‌ها چای مرسوم می باشد و اگر در هوا گرم می باشد آبمیوه گزینه مناسبتری خواهد بود.

مقاله مفید: آموزش پذیرایی آبدارچیان

معرفی افراد جدید در جلسات فراموش نشود!

در ملاقات‌های کاری زمانیکه شما در جلسه هستید ممکن است همکار و یا مهمان جدید دیگری به شما اضافه شود، در این صورت حتماً افرادی که به جمع شما اضافه شدند را معرفی کنید.

نکته ای که باید در نظر بگیرید اگر تعداد شما در آن مهمانی یا جلسه کاری زیاد نیست می توانید به همه یکبار معرفی کنید و اگر تعداد زیاد باشد تنها کافی است به افرادی که در نزدیکی شما نشسته اند و هم صحبت شما شده اند معرفی کنید.

پذیرایی و تشریفات برای هر محیط و هر نیرویی…؟

نحوه پذیرایی کردن نیز خود آداب و تشریفات خاص خود را دارد و در هر محیطی آموزش متناسب با خود را می طلبد مثلاً آموزش پذیرایی اداری و رسمی، هتل، رستوران، فضاهای گردشگری، پذیرایی در شرکت و…

همچنین در آموزش پذیرایی اصولی و استاندارد برای افراد متفاوتی صورت می گیرد مثلاً آموزش پذیرایی و تشریفات برای آبدارچیان و پیشخدمتان اداری، سرویس دهندگان هتل‌ها، رستوران‌ها و…

نکته مهم اینکه با وجود محیط های کاری و همچنین افراد متفاوتی که هستند و باید متناسب با آنها اصول تشریفاتی را آموزش داد، در بسیاری از موارد آداب و تشریفات پذیرایی مشترکی دارند و باید مهارتهایی با یک نوع سبک بیاموزند.

✅ آیین نامه تشریفات اداری در نحوه صحبت و رفتار با مدیران‌ و مهمانان

نحوه برخورد با مدیران و مسئولان در تشریفات اداری و رسمی نیز بسیار مهم است.

برای برقراری رابطه صحیح با مدیران و مسئولان باید اصولی را رعایت کرد.

در این بخش از آموزش، به اصول ادبیات و هنر گفتار با مدیران و میهمانان می‌پردازیم که می‌تواند به شما کمک کند تا در تعاملات رسمی خود، با دیگران به بهترین شکل ممکن ارتباط برقرار کنید

۱- ترسیم خط مرز بین حرف و حرف زدن با مدیران و میهمانان:

باید به این نکته توجه کرد که در تشریفات رسمی و اداری شرکت، با مدیران و میهمانان حرف زدن از حدی خارج نشود.

این بدان معنی است که باید از سوالات شخصی، موضوعاتی که نیاز به پرسش از مدیران و مسئولان ندارند و اظهار نظرهای بی‌مورد خودداری کرد.

۲- احترام به مقام مدیران و مهمانان:

در تشریفات اداری و رسمی باید به مقام مدیران و میهمانان احترام گذاشت و آن‌ها را با عنوان و اسم مقتضی صدا زد. بهتر است قبل از صحبت با مدیران و میهمانان، با تحقیق و شناختن اطلاعاتی درباره‌ی آن‌ها، خود را آماده کنید و با عنوان مناسبی آنها را صدا بزنید.

۳- تمرکز بر موضوع مهم:

در تشریفات رسمی و در جلسات اداری، باید تمرکز خود را بر موضوع اصلی و مهم مورد بحث قرار داده و به دقت به سوالات پرسیده شده پاسخ داده و از پرداختن به موضوعاتی که خارج از بحث است، دوری شود.

۴- رعایت اصول رسمیت و ادبیات:

در آیین نامه تشریفات اداری و رسمی، باید به اصول رسمیت و ادبیات پایبند بود و در هیچ شرایطی از این اصول خارج نشوید.

برای مثال، هنگام صحبت با مدیران و میهمانان باید سعی کنید با نگاهی مستقیم و با حرف‌هایی شایسته و مناسب با آن‌ها صحبت کنید و از بیان کلمات غیررسمی دوری کنید.

۵- آشنایی با فرهنگ و آداب محلی:

در تشریفات اداری و رسمی، باید با فرهنگ و آداب محلی آشنا بود و با آن‌ها پایبند بود.

برای مثال، در برخی از فرهنگ‌ها، شدت اظهار نظر ممکن است به عنوان ناشایسته تلقی شود و در برخی دیگر، استفاده از عبارات خاص و مودبانه، به عنوان نشانه احترام به فرد مقابل در نظر گرفته می‌شود.

۶- دیدن از زاویه دیگر:

باید به این نکته توجه کرد که مدیران و میهمانان همانند شما، انسان هستند و در برخی موارد ممکن است خطا کنند.

بنابراین، بهتر است در صحبت با آن‌ها، از زاویه دیگری به اوضاع نگاه کنید و تلاش کنید بهترین راه‌حل‌ها را برای مسائل پیشنهاد دهید.

۷- رعایت میزان تعریف و تمجید:

در محیط کاری، اگر مدیران و میهمانان به انجام کاری پرداخته‌اند و این کار باعث تشکر شما شده است، بهتر است تعریف و تمجید خود را متناسب با انجام کار ارائه دهید و از میزان زیادی خودداری کنید.

جمع‌بندی:

در کل، برای برخورد صحیح با مدیران و میهمانان در تشریفات اداری و رسمی، باید به این نکات توجه کرد:

احترام گذاشتن به مسئولان، توجه به جزئیات، استفاده از مهارت‌های ارتباطی، رعایت اصول رسمیت و ادبیات، دیدن از زاویه دیگر و انعکاس شخصیت خود به بهترین صورت ممکن. با رعایت این نکات، می‌توانید بهترین برخورد را با مدیران و مسئولان داشته باشید

مقاله مرتبط: دستورالعمل پذیرایی در جلسات کاری / برنامه و چک‌لیست تشریفات و پذیرایی اداری

نتیجه‌گیری:

اصول پذیرایی و تشریفات اداری و رسمی اساسی‌ترین اصول اجتماعی است که باید در هر سطحی از جامعه رعایت شود.

این اصول در تعاملات اداری، سیاسی، اقتصادی و اجتماعی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

اصول پذیرایی و تشریفات اداری و رسمی شامل مباحثی همچون ادبیات، قوانین، آداب و رسوم، نحوه برخورد با افراد و مدیریت تعاملات می‌شوند.

در این مقاله به معرفی بخشی از این اصول، نحوه اجرای آن‌ها و تأثیر آن‌ها پرداخته شد و در دوره‌‌های آموزشی حضوری و سایر مقالات سایت کارکنان بیشتر در مورد آموزش اصول پذیرایی و تشریفات اداری و رسمی | آداب و نحوه پذیرایی اداری صحبت خواهد شد.

نویسنده و منبع: جابر مرتضایی از سایت کارکنان karkonan.com