آداب گفتگو و استفاده از تلفن در محل کار (10 مورد کلیدی)

آداب گفتگو و استفاده از تلفن در محل کار

تصمیم دارید با مجموعه ی دیگری تماس بگیرید و درباره همکاری یا … صحبتی داشته باشید آیا آداب گفتگوی تلفنی را می دانید؟

در جلسه ی کاری نشسته اید یا در محل کار خود مشغول صحبت کردن درباره پروژه ها هستید ناگهان صدای بلند گوشی همکارتان زنگ می خورد و همکار شما با صدای بلند شروع به صحبت می کند چه حسی دارید؟

در مهمانی رسمی هستید گوشی شما زنگ می خورد و شما ناچار به پاسخگویی به گوشی خودتان هستید و همکاران شما به خوبی به حرفهای شما گوش می دهند بازهم چه حسی دارید؟

با توجه به رشد تکنولوژی و همه گیر شدن آن برای همه افراد و در همه مکان ها باید برای استفاد از آن نیز فکری کرد اگر شما در محیط کار یا مهمانی های رسمی هستید لطفا نکات زیر را در نظر بگیرید:

1. برای گرفتن یک تماس تلفنی کاری، حتماً باید ابتدا خود را معرفی کنید و سپس سازمان یا مجموعه ای که در آن مشغول کار هستید و بعد درخواست یا موضوع خود را مطرح کنید. مثلاً بگویید:

سلام، من حسین شیردل از مؤسسه آموزش کارکنان هستم. می توانم با خانم اصغری صحبت کنم؟

2. در جلسات کاری و مهمانی های رسمی اگر شخصی با شما تماس گرفت چه خوب است پاسخ ندهید و اما اگر شرایط طوری بود که شما حتماً باید پاسخ دهید ابتدا از حاضرین عذر خواهی کنید و سپس با صدای آرام صحبت کنید.

پس از عذرخواهی چه خوب است از حاضرین فاصله گرفته و سپس جواب بدهید، مبادا در وسط جمع با صحبت خود مزاحم سایر افراد شوید!

البته زیاد فاصله نگیرید که در این مورد هم باعث سوءبرداشت هایی خواهد شد که سایرین پیش خود فکر می کنند شاید موضوعی که در گفتگوی تلفنی می شود مربوط به ما هم هست که از ما فاصله گرفته و نمی خواهد ما بشنویم!

3. در تماس تلفنی ابتدا خود را معرفی کرده و سپس از او سوال کنید که آیا وقت مناسبی برای گفت و گو می باشد یا اینکه چه زمانی مناسب است با شما تماس بگیرم؟

اگر قرار هست به تلفن همراه فردی تماس بگیرید شایسته است قبل از آن پیامکی بدهید و از فرد سوال کنید فرصت مناسبی برای گفتگوی ما خواهد بود که بنده تماس بگیرم؟ و همچنین چه زمانی وقت مناسبی هست؟

4. اگر شما با فردی تماس گرفتید و و پاسخگو نبود لطفاً پشت سرهم تماس نگیرید که به دور از آداب استفاده از تلفن می باشد که اگر فرد در شرایطی بود که می توانست پاسخگو باشد یا می خواست به تماس شما پاسخ دهید در همان تماس اول پاسخ تماس شما را می داد.

5. اگر شخص تماس گیرنده با فرد دیگری کار داشت از سؤالاتی که مربوط به شما نمی شود و دخالت در کار طرفین می شود خودداری کنید مثلاً نپرسید با ایشون چکار دارید؟

6. اگر در محیط کار شما سر و صدای زیادی می باشد بجای اینکه فریاد بزنید و دیگران را برنجانید به محیطی خلوت تر بروید.

7. جدیداً استقبال خوبی از آهنگ هایی که قبل از شروع گفتگوی تلفنی و فردی که پاسخ تلفن را می دهد شده است و شما نیز اگر از این مورد استفاده می کنید به نوع آهنگ بسیار توجه کنید چون فردی که پشت خط می باشد و آنرا می شنود، نوع آهنگ را به کل شخصیت شما تعمیم می دهد، پس در انتخاب نوع آهنگی که خود بیشتر توجه کنید.

8. وقتی کسی با شما تماس می گیرد اجازه دهید برای به اتمام رساندن گفتگوی تلفنی هم خودش پیشقدم شود و اگر شما زمان زیادی برای گفتگو ندارید و یا در شرایطی هستید که نمی توانید براحتی پاسخگو باشید در همان ابتدا این موضوع را مطرح کنید که هم فرد تماس گیرنده صحبت خود را سریع تر جمع بندی کند و هم بداند که شما در شرایطی مناسبی نیستید.

مبادا بدون اینکه شرایط مکانی و زمانی خود را مطرح کرده باشید از طرف مقابل بخواهید سریع صحبت را به پایان برساند، مطمئن باشید در صورتیکه فرد بداند در شرایط مناسبی نیستید ملاحظه کار شما را خواهد کرد.

9. اگر تلفن همکار شما به صدا درآمد برای اینکه همکارتان راحت تر و بهتر صحبت کند چه خوب است به بهانه ای از او فاصله بگیرید یا خود را مشغول کاری کنید تا همکار شما حس بهتر و آزادی عمل بیشتری در گفتگوی تلفنی خود داشته باشد.

10. شایسته است فردی که گوشی را پاسخ می دهد ابتدا سلام کند که فردی که تماس گرفته متوجه شود گوشی را برداشته شده است تا به ادامه گفتگو منجر شود نه اینکه فرد تماس گیرنده چند بار سلام کند تا متوجه شود گوشی برداشته شده و فرد صدایش را می شنود یا خیر.

در پایان گفتگو هم می‌توانید از کلمات مثبت و انرژی‌بخش استفاده کنید مثلاً بگویید: روز خوبی داشته باشید، موفق باشید! یا هر چیز دیگری که فکر می‌کنید حس خوبی به طرف مقابل می‌دهد.

امیدوارم این ده مورد را در زمانیکه از تلفن خود در محل کار استفاده می کنید، در نظر بگیرید و گفتگوی موفقی داشته باشید!

منبع: کارکنان پنج ستاره www.karkonan.com